Maatwerk in werktijden, zonder de bedrijfsvoering uit het oog te verliezen

Een medewerker klopt aan met een verzoek om aangepaste werktijden. Mantelzorg, jonge kinderen, een studie of een medische behandeling. Vrijwel iedere manager krijgt er vroeg of laat mee te maken, en meestal ontstaat er meteen een dilemma.

Je wilt een betrokken werkgever zijn en iemand steunen als het nodig is. Tegelijk moet het werk doorgaan, mogen collega's niet onevenredig belast worden en verwacht de organisatie dat de dienstverlening op peil blijft. Precies op dat kruispunt wordt zichtbaar hoe iemand leidinggeeft.

De reflex van ja of nee

De meeste managers schieten in een van twee uitersten.

De eerste zegt vrijwel overal ja op. Uit begrip en betrokkenheid worden uitzonderingen gemaakt. Pas later blijkt dat het rooster ingewikkeld wordt, collega's zich benadeeld voelen en een volgend verzoek moeilijk te weigeren is.

De tweede zegt snel nee. Zelden omdat het verzoek onredelijk is, maar uit vrees voor precedentwerking of voor een planning die onmogelijk wordt.

Beide reacties zijn begrijpelijk. Beide leveren zelden de beste oplossing.

Kijk naar het geheel, niet alleen naar de vrager

Een maatwerkafspraak raakt bijna nooit alleen degene die erom vroeg. De bezetting op drukke momenten verandert, de werkdruk van collega's schuift, het opvangen van vakanties wordt anders, en de continuïteit van de dienstverlening staat op het spel.

Er is nog iets dat meeweegt en zich moeilijker laat meten: hoe eerlijk het binnen het team voelt. Dat gevoel verdwijnt zelden uit een team, het verdwijnt alleen uit de gesprekken waarin besluiten vallen. Hoeveel energie dat kost, merk je meestal pas maanden later.

Gelijkheid is iets anders dan eerlijkheid

Veel discussies ontstaan doordat gelijkheid en rechtvaardigheid door elkaar lopen. Iedereen precies hetzelfde behandelen klinkt eerlijk, maar mensen leven niet in dezelfde omstandigheden. Andersom betekent maatwerk ook niet dat elk verzoek automatisch wordt toegekend.

Organisaties die dit goed doen, maken ruimte voor verschil zolang dat verschil uitlegbaar is en binnen duidelijke kaders past. Uitlegbaar is daarbij het sleutelwoord: niet alleen aan de vrager, maar ook aan de collega die de dinsdagochtend overneemt.

Maak de afweging hardop

Wat een gesprek eerlijker maakt, is de weging zichtbaar maken in plaats van alleen de uitkomst. Welke impact heeft dit op het team? Is de oplossing tijdelijk of structureel? Welke alternatieven zijn er onderzocht? Blijft de dienstverlening op niveau? En zou je een vergelijkbare situatie volgend jaar op dezelfde manier beoordelen?

Die laatste vraag is de scherpste. Wie hem stelt vóór het besluit, voorkomt dat er per geval iets anders wordt bedacht.

Betrek de medewerker bij de oplossing

Managers voelen vaak de druk om zelf met de perfecte oplossing te komen. De omgekeerde route werkt beter: *"Welke oplossing zie jij waarbij jouw situatie verbetert en het team zo min mogelijk wordt belast?"*

Op dat moment verschuift het gesprek van een verzoek naar gezamenlijke verantwoordelijkheid, en dat levert verrassend vaak creatieve oplossingen op. Mensen bedenken zelf meestal betere compromissen dan een manager achter een roosterprogramma, omdat ze precies weten waar hun eigen ruimte zit. Dat is eigenaarschap in zijn meest praktische vorm.

Durf ook grenzen te stellen

Empathie betekent niet dat alles kan. Soms verdraagt een verzoek zich simpelweg niet met goede zorg, dienstverlening of bedrijfsvoering. Ook dan kun je respectvol blijven: leg uit welke belangen je hebt afgewogen, welke alternatieven je hebt bekeken en waarom het niet haalbaar is.

Mensen accepteren een teleurstellend besluit vaak beter wanneer ze merken dat het zorgvuldig tot stand kwam. Wat ze slechter verdragen is een nee zonder onderbouwing, of een ja waarvan later blijkt dat niemand de gevolgen had doordacht. Dat vraagt wel genoeg psychologische veiligheid om ook een afwijzing te kunnen bespreken zonder dat iemand afhaakt.

> De vraag is niet of het te regelen valt, maar of het over een jaar nog eerlijk, uitlegbaar en werkbaar is.

Tot slot

De beste managers proberen niet iedereen tevreden te houden. Ze zoeken naar oplossingen die recht doen aan de medewerker, het team en de organisatie tegelijk. Dat is de balans tussen mensgericht leidinggeven en gezonde bedrijfsvoering, en juist die balans maakt een organisatie betrouwbaar voor medewerkers én voor de mensen voor wie zij elke dag hun werk doen.

Welke maatwerkafspraak binnen jouw team zou je vandaag nog net zo uitleggen als op de dag dat je hem maakte?

Ruimte geven gaat trouwens niet alleen over werktijden. Waarom het ook loont om ruimte te geven aan iemands kwaliteiten, lees je in minder sturen op functieomschrijvingen en meer op talenten.

• - -

Wil je onderzoeken hoe eerlijk de verdeling van werk en ruimte in jouw team wordt ervaren? Mijn Teamkompas maakt zichtbaar wat er speelt, ook wat er niet hardop wordt gezegd. Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek of start met een teamscan.