Waarom de beste KPI's niet door het management worden bedacht

Dit zijn onze doelen voor komend jaar. De manager klikt naar de volgende sheet. Het team knikt. Misschien worden er nog een paar vragen gesteld. En daarna gaat iedereen weer aan het werk.

Elke organisatie heeft ze: jaarplannen, KPI's en dashboards. Vaak zorgvuldig opgesteld door managers of directies, en gepresenteerd tijdens een teamoverleg.

Maar weken later blijkt dat de doelen nauwelijks leven. De KPI's hangen ergens op een scherm of staan in een rapport, terwijl de dagelijkse keuzes van collega's amper veranderen.

Hoe kan dat?

Het verschil tussen opgelegde en gedeelde doelen

Mensen hebben van nature behoefte aan autonomie. We willen invloed op ons werk en begrijpen waarom iets belangrijk is. Dat is niet alleen een gevoel; het wordt al tientallen jaren bevestigd door de gedragswetenschap, en het is een van de sociale behoeften waar ons brein voortdurend op scant.

Wanneer doelen volledig worden opgelegd, ontstaat vaak onbewust afstand. Wanneer medewerkers meedenken over de invulling van diezelfde doelen, gebeurt er iets anders. Het is niet langer hun doel. Het wordt ons doel.

En daar begint eigenaarschap.

De mensen die het werk doen, kennen vaak de beste oplossingen

Leidinggevenden beschikken meestal over veel informatie. Maar collega's op de werkvloer zien iedere dag waar processen stroef lopen, waar kansen liggen en welke doelen realistisch zijn.

Daarom is het zonde wanneer KPI's uitsluitend achter een bureau worden bedacht. Stel jezelf eens de vraag: wie weet beter hoe we de wachttijd voor onze klanten kunnen verkorten, degene die de rapportages leest of degene die dagelijks met klanten spreekt?

Vaak ligt het antwoord voor de hand.

Een doel is pas waardevol als mensen het waarom begrijpen

Veel organisaties besteden veel aandacht aan wat het doel is. Veel minder aandacht gaat naar waarom. Juist dat waarom maakt het verschil.

Wanneer een team begrijpt welk probleem een KPI oplost, ontstaat motivatie om eraan bij te dragen. Wanneer collega's bovendien mogen meedenken over hoe dat doel bereikt kan worden, ontstaat betrokkenheid. En betrokkenheid is vaak waardevoller dan de KPI zelf.

Van sturen naar samen bouwen

Dat betekent niet dat een manager geen richting meer geeft, integendeel. Een leidinggevende bepaalt vaak samen met de organisatie de koers. Maar de manier waarop die koers wordt vertaald naar de dagelijkse praktijk kan uitstekend met het team worden ontwikkeld. Dat is precies waar teamontwikkeling en eigenaarschap samenkomen.

Een eenvoudige aanpak:

• Leg uit waarom een bepaald organisatiedoel belangrijk is.
• Vraag het team welke bijdrage zij hierop kunnen leveren.
• Laat collega's meedenken over meetbare indicatoren.
• Bespreek welke KPI's echt invloed hebben op het dagelijkse werk.
• Evalueer regelmatig of de gekozen indicatoren nog helpen.

Vaak blijken de KPI's die samen zijn ontwikkeld niet alleen realistischer, maar ook veel krachtiger.

Het gesprek is belangrijker dan het dashboard

Veel organisaties investeren duizenden euro's in dashboards. Maar een dashboard verandert geen gedrag. Het gesprek over de cijfers wel.

Wanneer teams regelmatig samen bespreken wat de cijfers betekenen, welke obstakels ze tegenkomen en welke kleine experimenten ze willen uitvoeren, worden KPI's een hulpmiddel om te leren in plaats van een instrument om af te rekenen.

> Een dashboard verandert geen gedrag. Het gesprek over de cijfers wel.

Een klein experiment

Kijk eens naar de eerstvolgende doelstelling die je met je team wilt realiseren. Presenteer die niet meteen, maar stel eerst deze vragen: welk resultaat willen wij als team écht bereiken? Hoe zouden we kunnen meten dat we daarin succesvol zijn? Welke indicator zegt volgens jullie het meeste over onze kwaliteit? Op welke KPI hebben wij zelf daadwerkelijk invloed?

Misschien ontdek je dat de beste KPI niet uit het managementteam komt, maar uit het team zelf.

En misschien is dat precies de reden waarom hij uiteindelijk wél gehaald wordt.

• - -

Wil je doelen die echt gaan leven in je team? Mijn Teamkompas helpt teams om van cijfers naar het gesprek te komen dat gedrag verandert. Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek of start met een teamscan.