Geen afspraak zonder naam en datum

Leg iedere afspraak vast met een naam en een datum, of maak hem niet. Voorkomt de lijst met acties waar niemand zich verantwoordelijk voor voelt.

Waarvoor je dit gebruikt

Afspraken in de wij-vorm horen bij niemand. Wij gaan beter afstemmen betekent in de praktijk dat niemand begint.

Stap voor stap

1. Spreek de regel hardop af Vanaf nu noteren we geen actie zonder naam en zonder datum. Zeg erbij dat de eigenaar het niet alleen hoeft te doen.
2. Laat de eigenaar het zelf formuleren Wie de actie krijgt, zegt in eigen woorden wat hij gaat doen en wanneer. Dat scheelt de helft van de misverstanden.
3. Begin het volgende overleg met de lijst Vijf minuten: wat is gelukt, wat niet, en waarom niet? Zonder verwijt, wel hardop.

Waaraan je merkt dat het werkt

De actielijst wordt korter en het aantal afgeronde acties stijgt. Teams schrikken vaak van hoeveel er eerst op de lijst stond.

Let op

Wordt een actie drie keer doorgeschoven, schrap hem dan of maak er een echt project van. Doorschuiven zonder gesprek maakt de lijst betekenisloos.