Rollen- en verwachtingenmatrix

Maak zichtbaar wat teamleden van elkaar verwachten en waar die verwachtingen uit elkaar lopen.

Waarvoor je dit gebruikt

Rolonduidelijkheid gaat zelden over functiebeschrijvingen. Het gaat over de vraag wie iets mag beslissen, wie geraadpleegd wil worden en wie zich verantwoordelijk voelt als het misgaat.

Wat je nodig hebt

• Lijst met acht tot twaalf terugkerende taken of besluiten
• Groot vel papier of digitaal bord

Stap voor stap

1. Zet de taken op een rij Kies terugkerende onderwerpen waar in de praktijk vertraging of ergernis ontstaat. Vraag het team vooraf om aanvullingen.
2. Iedereen vult eerst alleen in Per taak schrijft ieder voor zich op: wie beslist hierover, wie voert uit, wie wil hierover geïnformeerd worden. Zonder overleg.
3. Leg de antwoorden naast elkaar Kijk waar het beeld uiteenloopt. De taken waarover niemand hetzelfde denkt, zijn de taken die blijven liggen.
4. Bespreek alleen de verschillen Taken waarover iedereen hetzelfde denkt, sla je over. Dat scheelt de helft van de tijd.
5. Leg per verschil één afspraak vast Formuleer het als gedrag: wie doet wat, en wanneer wordt wie betrokken.

Let op

Deze werkvorm legt bloot dat een leidinggevende soms besluiten neemt die het team dacht zelf te mogen nemen. Bereid je erop voor dat dit aan de orde komt.