Sun Tzu, een goede strategie heeft geen vaste vorm
Er ligt een plan. De doelen staan vast, de stappen zijn uitgewerkt en de verantwoordelijkheden verdeeld. Iedereen weet wat er moet gebeuren. Onderweg verandert de werkelijkheid.
De bezetting loopt terug. Een nieuwe technologie biedt mogelijkheden die er bij het maken van het plan nog niet waren. Of medewerkers merken dat de gekozen werkwijze in de praktijk anders uitpakt dan verwacht.
Wat doe je dan? Vasthouden aan de afgesproken aanpak, of de route opnieuw bekijken?
Water vormt zijn loop naar het terrein
In hoofdstuk 6 van De kunst van het oorlogvoeren vergelijkt Sun Tzu strategie met water. Water voegt zich naar het terrein waarover het stroomt. Een aanpak hoort zich eveneens te voegen naar de omstandigheden, en wat eerder tot succes leidde laat zich daarom niet zonder meer herhalen.
Eerder schreef ik over een ander deel van zijn denken, over strategie die begint vóór de actie. Dat gaat over de voorbereiding: weten wat je zelf in huis hebt en wat er buiten gebeurt. Dit gaat over wat er daarna komt, wanneer het plan de werkelijkheid raakt.
Een plan geeft richting. Onderweg vraagt het om toetsing.
Wanneer een succesvolle aanpak een gewoonte wordt
Werkwijzen die ooit goed werkten, zijn het moeilijkst los te laten. Ze hebben resultaat opgeleverd en ze geven vertrouwen. Daaruit groeit de overtuiging dat dezelfde aanpak ook bij de volgende opgave past.
Een team werkte jarenlang met een wekelijks overleg waarin iedereen zijn werkzaamheden toelichtte. Dat hielp om overzicht te houden. Inmiddels is het team groter en staat veel informatie digitaal. Het overleg duurt steeds langer, terwijl de lastige samenwerkingsvragen er nauwelijks aan toekomen.
De vorm blijft bestaan. Iedereen is eraan gewend en het werkte ooit goed.
Het oorspronkelijke doel was overzicht en afstemming. Gaandeweg is het behouden van het overleg zelf het doel geworden. Daar begint een vertrouwde aanpak het zicht op andere mogelijkheden te beperken. Dat ervaring je blik vernauwt, staat ook in het artikel over expertise en de beginnersgeest.
Houvast geven terwijl de route verandert
Hier zit de opgave voor wie leidinggeeft. Mensen hebben duidelijkheid nodig. Voortdurend van koers wisselen geeft onrust, vooral wanneer besluiten onvoldoende worden uitgelegd.
Daarom helpt het om het doel en de route uit elkaar te halen.
Wil je dat collega's elkaar tijdig betrekken bij een vraagstuk? Dan kan een vast overleg daarvoor een middel zijn. Een korte gezamenlijke start, een gericht gesprek tussen twee mensen of een andere verdeling van verantwoordelijkheden kan hetzelfde doel dienen.
Door het doel opnieuw te benoemen, ontstaat er ruimte om de aanpak te onderzoeken. De vraag of iedereen de afspraak uitvoert krijgt dan een tweede: helpt die afspraak nog om het gewenste resultaat te bereiken? Meer daarover staat op de pagina over verandermanagement.
Aanpassen vraagt om goed luisteren
Een veranderde werkelijkheid wordt het eerst zichtbaar bij de mensen die het werk doen. Zij merken waar een proces vastloopt, welke informatie ontbreekt en wanneer een afspraak haar waarde verliest.
Een leidinggevende die vooral stuurt op uitvoering van het plan, leest zulke signalen snel als weerstand. "Dit werkt hier anders" kan ook de meest waardevolle informatie van die week zijn.
Vraag daarom door. Wat gebeurt er precies? Welke aanname uit ons plan blijkt niet te kloppen? Wat hebben mensen al geprobeerd? En welke aanpassing zou volgens hen helpen?
Zo wordt bijsturen gezamenlijk werk. Medewerkers brengen hun ervaring in, de leidinggevende helpt kiezen en houdt de richting vast. Meer over wat dat vraagt van de onderlinge verhoudingen staat op de pagina over teamcultuur.
Geef een andere route de kans
Het hele plan vervangen hoeft meestal niet. Begin klein.
Probeer vier weken een andere overlegvorm. Verdeel één terugkerende taak anders. Onderzoek bij één processtap wat automatisering oplevert. Spreek vooraf af welk resultaat je verwacht en wanneer je samen beoordeelt of het werkt.
Daarmee kies je een nieuwe aanpak op meer dan enthousiasme alleen. Je maakt ruimte om te leren en verzamelt informatie voor het volgende besluit. Meer over wat zoiets vraagt aan ruimte in de planning staat op de pagina over teamenergie.
Dat is de beweging achter luisteren, meten en bewegen. Luisteren naar wat er werkelijk gebeurt, meten of de aanpak bijdraagt aan het doel, en bewegen zodra de uitkomsten daarom vragen.
Een goede strategie vraagt dus aandacht, oordeel en de bereidheid om een vertrouwde keuze opnieuw te bekijken. Soms is volhouden verstandig. Soms vraagt dezelfde ambitie om een andere route.
Aan welke vertrouwde aanpak houd jij vast terwijl de situatie inmiddels om iets anders vraagt?
*Bron: Sun Tzu, De kunst van het oorlogvoeren, hoofdstuk 6. De toepassing op leiderschap en teams is een hedendaagse duiding.*